【长文】为什么你的PPT难以简化?记住这些技巧,轻松解决

在做PPT的时候,面对辛辛苦苦码出来的内容,我们很多时候都想放上去;

亦或是想要表达的内容太多,难以取舍而又不知道如何呈现PPT,只好一起拥挤在一张版面上;

再或者是,Boss要求,必须保留,全部呈现在PPT中,一个字都不能删除,该怎么办?

1、需要理解重点,懂得取舍才能更好呈现PPT观点

通常,如果我们不知道该如何删除、不舍得删除,多半是因为还没有抓住内容的重点。当我们明确知道想要表达哪些内容的时候,PPT就可以做到极大的瘦身。

所以,简化PPT最关键的第一步是:清晰地知道想要表达的重点内容,删减其它看上去很需要的内容。

最简单的例子,在做“个人介绍”PPT的时候,对于教育背景的介绍,我们可以按部就班从小学、中学、高中到大学,甚至到读研、读博、出国等逐一介绍,但对于听众而言:这些真的重要吗?我们往往只需要把最精华、最重要或者有趣的体现出来,比如最高级别的学习经历。

* 若这些经历确有需要体现,也可简化每段经历,或者分版面呈现。

2、明确PPT的使用场景/用途

在确定好重点内容之后,我们还需要知道做这份PPT方案的用途:是用来演讲,还是只供别人阅读?亦或是二者兼有?

首先,了解一下,作为信息载体的PPT有哪些类型?

当用来演讲的时候,PPT通常是这样的 >>

当用来阅读的时候,PPT通常是这样的 >>

当二者兼有的时候,PPT通常是这样的 >>

所以,简化PPT的第二步是:明确PPT的使用场景,选择适合的表达风格。

3、对PPT需要表达的重点内容进行提炼

A、提炼内容,形成小标题

PPT做为一个辅助性表达和信息传递工具,主要是为演讲者提供演讲要点和方便观众迅速抓到重点。所以,即使我们在第一步已经梳理了重点内容,仍需要用“短小精悍”的小句来总结要点。

用途A、看小标题就能掌握主要信息;B、方便排版。

举例:书会有很多“总结性小标题”,方便读者查阅/速看内容。

B、删除不必要的内容

对于文字,做PPT和写WORD不一样!

PPT需要简洁地表达,所以很多文字内容是可以删除的;

而且,删除后,并不会影响内容的传递。

通常,可以删除的文字内容有几种类型,这里引用“锐普PPT教程”的总结性内容(我们进行了极少的文字删减,但不改变原意):

A、原因性文字比如“因为”、“由于”、“基于”等表述原因的词语。但实际上,我们强调的往往是结果,即“所以”、“于是”后面的文字。所以,原因性的文字一般都可以删除,只保留结果性文字。

B、解释性文字比如一些关键词的冒号后、括号里,用于描述、补充、展开介绍的解释性文字。而在PPT中,这些话往往由演示者口头表达即可,不必占用PPT的篇幅。

C、重复性文字:在Word中为了文章的连贯性和严谨性,我们常常使用一些重复性文字。如在第一段我们会讲“上海锐普广告有限公司……”,第二段我们还会讲“上海锐普广告有限公司……”,第三段可能我们还会以“上海锐普广告有限公司……”开头。这类相同的文字如果全部放在PPT里就变成了累赘,也是可以简化删除的。

D、辅助性文字比如“截至目前”、“已经”、“终于”、“经过”、“但是”、“所以”等词语。这些辅助性文字,主要是为了让文章显得完整和严谨。而PPT需要展现的是关键词、关键短句,不是整段的文字,当然就不需要这些辅助性的文字了。

E、铺垫性文字比如经常见到“在上级机关的正确领导下”、“经过去年全体员工的团结努力”、“根据去年年度规划”等语句。这些只是为了说明结论而进行的铺垫性说明。而在PPT中,这些只需要演示者口头介绍就行了。

——这段说明来源于:锐普PPT教程

4、领导说一字都不能删,怎么办?

面对辛辛苦苦码出来的内容,我们很多时候都想放上去;亦或是想要表达的内容太多,难以取舍而又不知道如何呈现,只好一起拥挤在一张版面上;再或者是,Boss要求,必须保留,一个字都不能删除。

遇到这种情况,我们该如何应对?我们以上面选自锐普PPT教程的文字为例。

修改方式1:以短句为小标题体现关键内容,其余解释内容弱化(此处为缩小字号),并进行分段落体现。

修改方式2:在方式1的基础上,再次用颜色做区隔,小标题用主题色,解释内容改为灰色。

修改方式3:在方式2的基础上,继续增加灰色线条和灰色色块做内容区隔。

修改方式4:在方式3的基础上,删掉项目符号和灰色线条;整体往右移动,并在左边添加Icon小图标。

修改方式5:在方式2的基础上,删掉项目符号,增加较粗竖线,并以主题色与辅助色(深灰)相间搭配,体现内容层次。

以上,如果你对于如何简化PPT中的文字,或者是对于不删减文字的时候如何更好呈现PPT有自己独特的想法,欢迎随时留言沟通。

文:Jobor PPT 源:YOPPT模板网

本站资源旨在整理服务大家,请勿转载传播。如属原创教程技巧类,转载请注明:转自于YOPPT模板网,原文链接:http://www.yoppt.com/archives/21363 本站为分享资源站点,主要来源是网络搜集整理、网友投稿,版权均归原作者所有;网站内所有资源仅供学习交流之用,请勿用作商业用途,并请于下载后24小时内删除,谢谢;若无意中侵犯到您的版权利益,我们深感抱歉,并有劳您来信联系我们,我们会在收到信息后会尽快处理。Email:yoppt@yoppt.com

0

评论0

请先

显示验证码
没有账号? 注册  忘记密码?

社交账号快速登录

微信扫一扫关注
如已关注,请回复“登录”二字获取验证码